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Hai ricevuto una fattura elettronica, ora la devi conservare. Infatti, tra i (pochi) obblighi per i contribuenti in regime forfettario vi è la conservazione delle fatture di acquisto.

Dal 1° luglio 2022 i forfettari che nell’anno precedente hanno percepito compensi o ricavi superiori a € 25.000 sono obbligati alla fatturazione elettronica.

Questo vuol dire che, oltre ad emettere, hanno anche l’obbligo di conservare fatture elettroniche.

I contribuenti in regime forfettario che non superano la soglia di compensi/ricavi invece possono continuare a conservare le fatture in formato cartaceo, almeno fino al 31 dicembre 2023. Infatti, dal 1 gennaio 2024, scatta anche per loro l’obbligo di fatturazione elettronica.

Conservazione digitale per i forfettari: come funziona e quali sono i vantaggi

I forfettari obbligati alla fatturazione elettronica devono conservare le fatture tramite conservazione digitale a norma.

Ma non solo: possono ricorrere a questa modalità anche i forfettari esonerati dall’obbligo, ma che desiderano conservare le fatture in modo più semplice e comodo rispetto al formato cartaceo.

La conservazione digitale è un processo regolamentato tecnicamente dalla legge che permette di conservare le fatture in modalità digitale, mantenendo il valore legale del documento. Questo tipo di conservazione si definisce “sostitutiva” proprio perché “sostituisce” la fattura cartacea. In questo modo, non devi più stampare e archiviare le fatture nei faldoni e annulli il rischio di perderle o danneggiarle.

La conservazione sostitutiva può essere alternativamente:

1. Effettuata tramite il software di fatturazione elettronica utilizzato (questa soluzione è normalmente a pagamento;
2. Richiesta gratuitamente all’Agenzia delle Entrate

Per richiedere la conservazione all’Ade consulta la sezione: “Come richiedere la conservazione all’Agenzia delle Entrate”

I forfettari sono obbligati a ricevere fatture elettroniche?

Dal 1° luglio 2022 i contribuenti che nell’anno precedente hanno ottenuto ricavi o compensi superiori al € 65.000 sono sottoposti all’obbligo di fatturazione elettronica per il forfettario. Possono quindi ricevere fatture elettroniche tramite PEC o un canale telematico accreditato con il Sistema di Interscambio (i punti 2 e 3 del paragrafo successivo).

I forfettari che al momento rimangono esonerati dall’obbligo possono continuare a ricevere la fattura in copia analogica o in PDF.

Come ricevere le fatture in regime forfettario

Puoi ricevere le fatture dei tuoi fornitori in quattro modi.

1. In copia analogica (cartacea o PDF)

Se non hai l’obbligo di fatturazione elettronica, puoi ricevere la fattura in copia analogica.

Prima che il fornitore emetta la fattura elettronica, comunicagli che:

• sei esonerato dalla fatturazione elettronica,
• non vuoi specificare una PEC,
• non hai hai un codice destinatario.

In questo caso lui, come indicato dall’Agenzia delle entrate, ti dovrà rilasciare una copia analogica della fattura (cartacea o in PDF).

2. Sul sito web dell’Agenzia delle entrate

Puoi consultare e scaricare le fatture elettroniche che hai ricevuto all’interno della tua area riservata sul sito web dell’Agenzia delle entrate.

3. Via PEC

Se hai un indirizzo PEC, puoi farlo presente al fornitore: la fattura elettronica arriverà nella tua casella di posta certificata.

4. Con un software di fatturazione elettronica (abbinato a Codice Destinatario) SOLUZIONE PREFERIBILE

Registrandoti a un canale telematico accreditato con il Sistema di Interscambio per trasmettere e ricevere fatture elettroniche ti verrà dato un Codice Destinatario.

Se comunichi questo codice al tuo fornitore, potrai ricevere le fatture elettroniche all’interno del canale da te scelto.

In alternativa puoi inserire il tuo codice destinatario sul sito dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso le fatture ti verranno recapitate indipendentemente dal codice inserito dal fornitore.

Per inserire il codice destinatario consulta la Faq “Come inserire il Codice Destinatario”

Codice destinatario GBSoftware: QULXG4S

Per emettere fattura elettronica è necessario avere un software di fatturazione elettronica. Si tratta di un apposito programma che genera la fattura in XML (il linguaggio informatico richiesto dalla normativa) e la invia al Sistema di Interscambio o SdI (che esamina la fattura e la recapita al destinatario).

E’ possibile utilizzare il software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate ma risulta poco agevole l’utilizzo.

Inserisci i tuoi dati (questa operazione deve essere fatta solo la prima volta):

Nome della ditta/denominazione/ragione sociale, nome e cognome, indirizzo

Numero di partita IVA

Inoltre, configura il tuo profilo di fatturazione con:

Regime fiscale (RF02 per Contribuenti minimi o RF19 per Regime Forfettario)

Cassa previdenziale, ad esempio: Cassa di previdenza e assistenza per gli ingegneri e architetti (INARCASSA), Cassa di previdenza e assistenza geometri (CIPAG), cassa di previdenza e assistenza forense, etc.

Inserisci i dati sul destinatario (il cliente/consumatore)

Ora passiamo al destinatario della fattura; di lui dovrai specificare:

Nome della ditta/denominazione/ragione sociale, nome e cognome, indirizzo

Numero di partita IVA

Codice destinatario o codice univoco: ecco il primo dato (e uno dei pochi) che differenzia la fattura elettronica da quella cartacea.

È un codice che identifica il destinatario della fattura e aiuta il Sistema di Interscambio a recapitare la fattura; ha 6 cifre se il destinatario è un’azienda o un libero professionista, oppure 7 se si tratta di una Pubblica Amministrazione. Invece, se stai emettendo fattura verso un privato senza partita IVA, dovrai inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice convenzionale “0000000” (7 zeri) e specificare solo ed esclusivamente il “CodiceFiscale”.

Come e dove trovare il codice destinatario di un’azienda, un professionista o una Pubblica Amministrazione? Puoi:

• chiederlo direttamente al cliente,
• cercarlo nelle banche dati (come il portale IPA nel caso delle Pubbliche Amministrazioni),
• PEC: in alternativa al codice destinatario, puoi indicare l’indirizzo di PEC del cliente

Numerazione

E’ possibile proseguire nella numerazione, il passaggio da fatture cartacee ad elettroniche non comporta una nuova numerazione, né l’obbligo di tenere registri sezionali.

Come già chiarito dalle FAQ dell’Agenzia delle entrate, la numerazione delle fatture elettroniche e cartacee può proseguire ininterrottamente, a patto di garantire l’identificazione univoca della fattura, indipendentemente dal fatto che sia analogica o elettronica.

Quindi, ad esempio, come riporta la stessa FAQ: “alla fattura numero 1 analogica, possono succedere la numero 2 e 3 elettroniche, la numero 4 analogica e così via, senza necessità di ricorrere a separati registri sezionali.”

Tuttavia è consigliabile iniziare una numerazione ad hoc ad esempio la prima fattura elettronica potrebbe essere numerata con “1/FE”

Compila i dati della fattura

Veniamo ora ai dati che caratterizzano la singola fattura:

• Numero progressivo: in molti casi è il software stesso a suggerire il numero, tenendo il conteggio, così da prevenire gli errori di numerazione.
• Data
• Prodotti e servizi: con unità vendute, prezzo e natura IVA N2.2 (prodotti o servizi non soggetti ad IVA, in quanto il regime forfettario è esente dall’applicazione dell’IVA). Anche qui puoi impostare i dati la prima volta, salvarli in un listino e inserirli in pochi secondi nelle fatture seguenti.
• Dati di pagamento

Imposta di bollo virtuale

Sulle fatture di importo superiore a 77,47€ i forfettari devono applicare l’imposta di bollo di 2€, come da regola generale.

L’imposta di bollo in fattura elettronica deve essere indicata tramite la valorizzazione a “SI” del campo “Bollo Virtuale”.

Al termine di ogni trimestre solare, all’interno della tua area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate, troverai un elenco delle fatture assoggettate all’imposta di bollo e l’importo da versare tramite indicazione dell’IBAN o modello F24.

Diciture obbligatorie

Infine, come nelle fatture cartacee, ricordati di inserire le diciture obbligatorie:

“Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, l. n. 190 del 2014 così come modificato dalla l. n. 208 del 2015 e dalla l. n. 145 del 2018”.

“Operazione non soggetta a ritenuta alla fonte a titolo di acconto ai sensi dell’articolo 1, comma 67, l. n. 190 del 2014 e successive modificazioni”

Ecco l’esempio di una fattura elettronica fatta con il software GBSoftware compilata con tutti i dati elencati.

Firma e invia la fattura al Sistema di Interscambio

Una volta compilata la fattura, la dovrai:

• firmare, tramite firma digitale
• inviare al Sistema di Interscambio.

In alcuni software, basta un clic per compiere entrambe le operazioni.

La procedura che abbiamo descritto contiene gli step fondamentali per emettere una fattura elettronica verso un’altra Partita IVA (impresa o professionista) o un privato senza partita IVA.

Nel caso della Pubblica Amministrazione, dovrai compilare anche altri campi e tenere conto di alcune situazioni che si potrebbero verificare dopo l’invio della fattura: puoi approfondire l’argomento nel capitolo sulla come fatturare alla PA.

Mentre si compila una fattura, può capitare di commettere errori. Te ne puoi accorgere subito, oppure quando l’hai già inviata. Non preoccuparti, nulla è perduto: ogni errore ha una sua possibile soluzione.

Semplificazioni ai fini Iva

I contribuenti che applicano il regime forfetario

• non addebitano l’Iva in fattura ai propri clienti né detraggono l’imposta assolta sugli acquisti
• sono esonerati dagli obblighi di liquidazione e versamento dell’imposta e di presentazione della dichiarazione annuale
• non sono tenuti a registrare le fatture emesse, i corrispettivi e gli acquisti
• non devono applicare le disposizioni relative all’obbligo di fatturazione elettronica

Restano invece soggetti agli obblighi di

• numerazione e conservazione delle fatture di acquisto e delle bollette doganali
• certificazione dei corrispettivi
• integrazione delle fatture, per le operazioni di cui risultano debitori di imposta, con indicazione dell’aliquota e della relativa Iva, che deve essere versata entro il giorno 16 del mese successivo a quello di effettuazione delle operazioni, senza diritto a detrazione
• fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica amministrazione.

Semplificazioni ai fini delle imposte sui redditi

I contribuenti in regime forfetario

• sono esonerati dagli obblighi di registrazione e tenuta delle scritture contabili, fermo restando l’obbligo di tenere e conservare i registri previsti da disposizioni diverse da quelle tributarie
• sono esclusi dall’applicazione degli indici sintetici di affidabilità fiscale
• non devono operare le ritenute alla fonte, ad eccezione di quelle sui redditi di lavoro dipendente e sui redditi ad essi assimilati.
• non sono soggetti a ritenuta d’acconto in relazione ai ricavi o compensi percepiti. A tal fine, devono rilasciare un’apposita dichiarazione al sostituto per attestare che si tratta di reddito soggetto a imposta sostitutiva.

Contribuenti già in attività

Poiché il regime forfetario è un regime naturale, i contribuenti che già un’attività di impresa, arte o professione, vi accedono senza dover fare alcuna comunicazione preventiva o successiva.

Contribuenti che iniziano l’attività

I contribuenti che iniziano un’attività d’impresa, arte o professione e che presumono di rispettare il requisito e le condizioni previste per l’applicazione del regime, hanno l’obbligo di darne comunicazione nella dichiarazione di inizio attività all’Agenzia delle Entrate (modello AA9/12).

Questa comunicazione non ha valore di opzione, ma è richiesta unicamente ai fini anagrafici. Pertanto, l’omessa indicazione nella dichiarazione di inizio attività dell’intenzione di applicare il regime forfetario non preclude l’accesso al regime medesimo, ma è punibile con una sanzione amministrativa da 250 a 2.000 euro.

Chi applica il regime forfetario determina il reddito imponibile applicando, all’ammontare dei ricavi conseguiti o dei compensi percepiti, il coefficiente di redditività previsto per l’attività esercitata (allegato n. 2 – pdf alla legge n. 145/2018).

Dal reddito determinato forfetariamente si deducono i contributi previdenziali obbligatori, compresi quelli corrisposti per conto dei collaboratori dell’impresa familiare fiscalmente a carico ovvero, se non fiscalmente a carico, qualora il titolare non abbia esercitato il diritto di rivalsa sui collaboratori stessi; l’eventuale eccedenza è deducibile dal reddito complessivo.

Al reddito imponibile si applica un’unica imposta, nella misura del 15%, sostitutiva di quelle ordinariamente previste (imposte sui redditi, addizionali regionale e comunale, Irap).

Nel caso di imprese familiari, l’imposta sostitutiva, applicata sul reddito al lordo dei compensi dovuti dal titolare al coniuge e ai suoi familiari, è dovuta dall’imprenditore.

Il reddito assoggettato al regime forfetario rileva sempre quando, per la spettanza o per la determinazione di deduzioni, detrazioni o benefìci, anche di natura non tributaria, le norme fanno riferimento al possesso di requisiti reddituali.

Maggiori vantaggi per chi avvia una nuova attività

L’imposta sostitutiva è ridotta al 5% per i primi cinque anni di attività in presenza di determinati requisiti:

• il contribuente non ha esercitato, nei tre anni precedenti, attività artistica, professionale o d’impresa, anche in forma associata o familiare
• l’attività da intraprendere non costituisce, in nessun modo, mera prosecuzione di altra precedentemente svolta sotto forma di lavoro dipendente o autonomo, escluso il caso del periodo di pratica obbligatoria ai fini dell’esercizio di arti o professioni
• se viene proseguita un’attività svolta in precedenza da altro soggetto, l’ammontare dei relativi ricavi e compensi realizzati nel periodo d’imposta precedente quello di riconoscimento del beneficio non supera il limite che consente l’accesso al regime.

Chi può accedere

Accedono al regime forfetario i contribuenti che nell’anno precedente hanno, contemporaneamente:

• conseguito ricavi o percepito compensi, ragguagliati ad anno, non superiori a 65.000 euro;
• sostenuto spese per un importo complessivo non superiore a 20.000 euro lordi per lavoro accessorio, lavoro dipendente e compensi a collaboratori;

Anche chi inizia un’attività può accedere al regime forfetario, comunicando nella relativa dichiarazione ai fini Iva di presumere la sussistenza dei requisiti.

 Chi non può accedere

Non possono accedere al regime forfetario:

• le persone fisiche che si avvalgono di regimi speciali ai fini Iva o di regimi forfetari di determinazione del reddito
• i non residenti, salvo alcune eccezioni;
• i soggetti che effettuano, in via esclusiva o prevalente, operazioni di cessione di fabbricati o porzioni di fabbricato, di terreni edificabili o di mezzi di trasporto nuovi
• gli esercenti attività d’impresa, arti o professioni che partecipano contemporaneamente a società di persone, associazioni professionali o imprese familiari
• gli esercenti attività d’impresa, arti o professioni che controllano direttamente o indirettamente società a responsabilità limitata o associazioni in partecipazione, le quali esercitano attività economiche direttamente
• le persone fisiche la cui attività sia esercitata prevalentemente nei confronti di datori di lavoro con i quali sono in corso rapporti di lavoro o erano intercorsi rapporti di lavoro nei due precedenti periodi d’imposta ovvero nei confronti di soggetti direttamente o indirettamente riconducibili a tali datori di lavoro, fatta eccezione per chi inizia una nuova attività dopo aver svolto il periodo di pratica obbligatoria ai fini dell’esercizio di arti o professioni
• coloro che nell’anno precedente hanno percepito redditi di lavoro dipendente e/o assimilati di importo superiore a 30.000 euro, tranne nel caso in cui il rapporto di lavoro dipendente nell’anno precedente sia cessato (sempre che in quello stesso anno non sia stato percepito un reddito di pensione o un reddito di lavoro dipendente derivante da un altro rapporto di lavoro).

Attenzione: il regime forfetario cessa di avere efficacia a partire dall’anno successivo a quello in cui viene meno anche uno solo dei requisiti di accesso ovvero si verifica una delle cause di esclusione.

Sulla fattura occorre indicare: “Operazione effettuata ai sensi dell’articolo 1 comma 54-89 L 190/2014” Si richiede la non applicazione della ritenuta alla fonte ai sensi dell’articolo 1 comma 67 L 190/2014. Sulle fatture di importo superiore a 77,47 euro deve essere apposta una marca da bollo da 2,00 euro.

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