Con la Circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025, l’Amministrazione finanziaria ha fornito importanti chiarimenti sulla disciplina fiscale dei rimborsi spese, anche alla luce delle novità introdotte dalla Legge di Bilancio 2025 in materia di tracciabilità dei pagamenti.

La circolare interviene in modo sistematico sulle trasferte e missioni, chiarendo:

• le modalità di rimborso spese ammesse (analitico, forfettario e misto);
• le tipologie di spesa rimborsabili;
• i casi in cui il rimborso è non imponibile e il costo deducibile;
• gli obblighi di documentazione e tracciabilità.

Alla luce di tali chiarimenti, il presente vademecum riepiloga in modo operativo le principali regole da rispettare per una corretta gestione dei rimborsi spese, al fine di evitare errori, contestazioni e recuperi fiscali.

MODALITÀ DI RIMBORSO SPESE

1. RIMBORSO ANALITICO (o “a piè di lista”)

1.1 Cos’è

Il soggetto anticipa le spese e viene rimborsato per l’importo effettivamente sostenuto, sulla base di documentazione analitica.

1.2 Spese comprese

• viaggio e trasporto
• vitto
• alloggio
• taxi / NCC
• indennità chilometrica
• pedaggi
• parcheggi
• spese accessorie (entro limiti)

1.3 Limiti fiscali

• nessun limite quantitativo per vitto/alloggio (dipendente)
• limiti giornalieri solo per:
  • spese accessorie (€ 15,49 Italia / € 25,82 estero)
• obbligo di tracciabilità per:
  • vitto, alloggio, taxi, NCC in Italia

1.4 Effetti fiscali

• per il percipiente → non imponibile
• per il datore/committente → deducibile

2. RIMBORSO FORFETTARIO

2.1 Cos’è

Indennità giornaliera fissa, indipendente dalle spese sostenute.

2.2 Spese comprese

• vitto
• alloggio
• spese minori

2.3 Spese escluse

• viaggio e trasporto (rimborsabili separatamente)
• taxi / NCC analitici
• spese accessorie analitiche

2.4 Limiti di esenzione (trasferte fuori Comune)

👉 L’eccedenza è imponibile

2.5 Documentazione

• non richiesta
• resta necessario il provvedimento di trasferta

3. RIMBORSO MISTO

3.1 Cos’è

Sistema combinato:

• indennità forfettaria ridotta
• rimborso analitico di vitto e/o alloggio

3.2 Spese comprese

• vitto e/o alloggio (analitici)
• viaggio e trasporto
• indennità chilometrica

3.3 Riduzione dell’indennità

3.4 Limiti e vincoli

• vitto/alloggio → documentati
• in Italia → pagamento tracciabile
• modalità immutabile per tutta la trasferta

DEDUCIBILITÀ PER TIPOLOGIA DI SPESA

2. SPESE DI VIAGGIO E TRASPORTO

(art. 51 TUIR – Circolare 15/E/2025)

2.1 Trasporti di linea (NON soggetti a tracciabilità)

📌 Pagamento anche in contanti ammesso

2.2 Taxi e NCC (autoservizi non di linea)

Documenti da conservare

• ricevuta/fattura taxi o NCC
• prova del pagamento tracciabile (POS, estratto conto, app)

3. INDENNITÀ CHILOMETRICA (AUTO PROPRIA)

Documenti da conservare

• nota spese con:
  • data
  • percorso
  • km
  • targa veicolo
  • riferimento tabella ACI

4. SPESE DI VITTO E ALLOGGIO

📌 Pagamento in contanti in Italia → rimborso imponibile

5. PEDAGGI AUTOSTRADALI

📢 Chiarimento espresso della Circolare 15/E/2025

Documenti da conservare

• ricevuta pedaggio
• estratto Telepass
• nota spese collegata alla trasferta

6. PARCHEGGI

📢 Superamento della prassi precedente

Documenti da conservare

• ticket parcheggio
• ricevuta con:
  • data
  • luogo
  • veicolo identificabile (targa o collegamento logico)

7. ALTRE SPESE ACCESSORIE DI TRASFERTA

Spese ammesse anche non documentate, se dichiarate analiticamente.

Limiti giornalieri

• € 15,49 (Italia)
• € 25,82 (Estero)

Documento da conservare

• nota spese firmata dal dipendente/professionista

8. SPESE ESCLUSE O CRITICHE