Solo in Italia serve il pagamento tracciabile. Estero escluso dall’obbligo.

Con il Decreto Legge approvato il 12 giugno 2025, il Governo ha ufficialmente modificato l’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta e rappresentanza previsto dalla Legge di Bilancio 2025, chiarendo finalmente uno degli aspetti più discussi di inizio anno.

👉 La novità principale?
L’obbligo di pagamento con strumenti tracciabili (carte, bonifici, assegni, ecc.) vale solo per le spese sostenute in Italia. All’estero torna invece possibile pagare anche in contanti senza perdere i benefici fiscali 💼

👤 Dipendenti: rimborsi esenti solo se in Italia e tracciati

A partire dal 1° gennaio 2025 – con effetto retroattivo – le spese di vitto, alloggio, trasporto (inclusi taxi e NCC) sostenute in Italia da lavoratori dipendenti devono essere tracciate per non essere tassate.
💡 Invece, le spese estere sono esenti anche se pagate in contanti.

📌 Esempio:
Un dipendente in trasferta a Milano paga l’hotel con carta → rimborso esente
Paga in contanti? → rimborso tassato
A Berlino paga in contanti? → rimborso comunque esente

🧑‍💼 Professionisti: vincolo solo per l’Italia (anche per le spese di rappresentanza)

Per autonomi e liberi professionisti:

• Le spese in Italia sono deducibili solo se tracciate

• Le spese all’estero restano deducibili anche se in contanti

📌 Anche le spese di rappresentanza (cene, regali, eventi con clienti) seguono la stessa regola:

• In Italia → sì alla deducibilità solo se il pagamento è tracciabile

• All’estero → deducibili anche se non tracciate

🏢 Imprese: deducibilità legata alla tracciabilità solo in Italia

Per le imprese, vale la stessa regola:

• Le spese di trasferta sostenute in Italia devono essere pagate con mezzi tracciabili per essere deducibili

• Nessun obbligo invece per l’estero, dove la deducibilità è ammessa anche senza tracciabilità

📅 Decorrenza e adeguamenti operativi

Le nuove regole:

• valgono dal 1° gennaio 2025

• hanno effetto retroattivo: rimborsi e spese già effettuate nel primo semestre 2025 possono essere riconsiderati

• richiedono aggiornamenti procedurali: distinguere sempre tra spese Italia/Estero nei giustificativi

🔗 Leggi anche l’approfondimento:
👉 Tracciabilità spese di trasferta e rappresentanza – articolo completo