A partire dal 1° gennaio 2025, con l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025, sono introdotte nuove regole per garantire maggiore trasparenza fiscale nelle spese aziendali relative a trasferimenti e rappresentanza. In particolare, le spese saranno deducibili solo se effettuate tramite mezzi di pagamento tracciabili. Questo vale sia per le imprese sia per i professionisti.

Principali cambiamenti

1. Deducibilità delle spese aziendali :
   • Le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto (taxi e NCC) sostenute dai dipendenti o dai lavoratori autonomi saranno deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili.
   • Sono incluse anche le spese di rappresentanza e quelle relative agli omaggi aziendali.
2. Esclusione dal reddito del dipendente :
   • I rimborsi per le spese sostenute in trasferta non concorreranno alla formazione del reddito di lavoro dipendente, purché anch’essi effettuati tramite strumenti tracciabili.
3. Finalità : La normativa punta a combattere l’evasione fiscale, creando un contrasto di interessi tra i fornitori di servizi e le imprese acquirenti.
4. Decorrenza : Le nuove regole si applicano ai periodi d’imposta successivi al 31 dicembre 2024, quindi avranno impatto sulla dichiarazione dei redditi del 2026.

Adempimenti necessari per le spese di trasferimento

Per garantire la conformità alle nuove normative, ecco un riepilogo degli adempimenti da seguire per le aziende:

1. Modalità di pagamento tracciabili

• Effettuare i pagamenti tramite:
  • Bonifici bancari o postali.
  • Carte di debito, credito o prepagate.
  • Altri sistemi di pagamento che consentono l’identificazione del pagatore.

2. Documentazione obbligatoria

• Conservare:
  • Fatture o ricevute attestanti la natura della spesa.
  • Copia degli scontrini del POS per i pagamenti effettuati.
  • Documentazione aziendale interna per specificare le attività svolte durante il trasferimento.

3. Rimborsi ai dipendenti

• Utilizzare carte aziendali, se disponibili.
• In assenza di carte aziendali, richiedere ai dipendenti documenti che dimostrino l’utilizzo di strumenti tracciabili.

4. Limiti di deducibilità

• Trasferimenti in Italia:
  • Rimborso analitico: massimo deducibile di 180,76 euro al giorno.
• Trasferimenti all’estero:
  • Rimborso analitico: massimo deducibile di 258,23 euro al giorno.

5. Spese escluse dall’obbligo di tracciabilità

• Acquisto di biglietti ferroviari e di trasporto pubblico non di linea.

Esempio pratico

Se un dipendente sostiene spese per un viaggio di lavoro utilizzando un taxi:

• Cosa fare : Il dipendente dovrà pagare la corsa con carta di credito o debito e conservare la ricevuta del POS.
• Adempimenti aziendali : La ricevuta deve essere allegata al report di trasferimento e registrata per il rimborso.

Questi passaggi non consentono solo di rispettare la normativa, ma evitano anche complicazioni in fase di controllo fiscale.